Kassenführung, Kassenbuch & Z-Bon - Steuerberatung Zwick Freiburg

Kassenführung: Das sollten Sie beachten

Unseren heutigen Blog-Beitrag widmen wir dem Thema Kassenführung. Wir beleuchten wer, wann, wie und mit was der Verpflichtung zur ordnungsgemäßen Kassenführung Genüge tut und welche wichtigen Dinge unbedingt beachtet werden müssen um eventuelle Zuschätzungen bei Betriebsprüfungen zu vermeiden.

Wer ist zur Kassenführung verpflichtet?

Jedes Unternehmen, das laut Handels- und/oder Steuerrecht buchführungspflichtig ist, ist auch zur Kassenführung verpflichtet. Das heißt: alle “Bilanzierer“.

Ist auch der Einnahme-/Überschuss-Rechner zur Kassenführung verpflichtet?

Nein! Jedoch müssen hier zumindest die Einnahmen- und Ausgaben-Barbelege chronologisch, vollständig und richtig abgelegt und aufgezeichnet werden. Auch für ihn gilt die Einzelaufzeichnungspflicht.

Da es in der Praxis häufig zu Streitigkeiten mit der Finanzverwaltung bezüglich der richtigen Ermittlung des Umsatzes kommt, empfiehlt sich hier aber immer zumindest die Führung eines manuellen Kassenbuches oder –berichts.

Führt der Einnahme-/Überschuss-Rechner freiwillig ein Kassenbuch, so muss er sich natürlich auch an die Vorschriften ordnungsgemäßer Kassenführung halten.

Benutzt er ein elektronisches Kassenbuch, gelten die Grundsätze für ordnungsgemäße DV-gestützte Büchführungssysteme (GoBS) sowie die Grundsätze zu Datenzugriff und Prüfung digitaler Unterlagen (GDPdU).

Welche Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung sind hier besonders zu beachten?

Da laut GoB die Führung der Geschäftsbücher so beschaffen sein muss, dass sich ein versierter Dritter in kurzer Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens verschaffen kann, erklärt sich das Nachfolgende von selbst.

Alle Buchungen müssen vollständig – mit Beleg (ggf. mit Eigenbeleg!), richtig und chronologisch geordnet nachvollziehbar aufgezeichnet sein.

Die Belege sind fortlaufend zu nummerieren. Die Eintragungen dürfen nicht mit Bleistift erfolgen.

Die Kasse muss „kassensturzfähig“ sein. Daher ist die tägliche Aufzeichnung unumgänglich. Wäre das nicht gegeben, so würde es sich um einen schweren formellen und im Nachhinein nicht mehr korrigierbaren Mangel handeln und dem Finanzamt den Weg für Zuschätzungen öffnen.

Was ist ein Kassenbericht?

Bei diesem Verfahren wird täglich auf den Cent genau „Kassensturz“ gemacht – das heißt ausgezählt (ein Zählprotokoll ist hier nicht notwendig, lt. BFH-Beschluss vom 16.12.2016) – Rundungen und Schätzungen sind unzulässig. Der Umsatz wird dann wie folgt ermittelt:

Gezählter Tagesendbestand
+ Barausgaben (lt. Belegen)
+ Privatentnahmen (lt. Eigenbelegen)
+ Geldtransit (Bareinzahlungen auf die Bank)
– Privateinlagen (lt. Eigenbelegen)
– Barübertrag vom Bankkonto
– Kassenendstand vom Vortag
Tagesbareinnahmen

Dieses Verfahren wird vornehmlich bei einer „offenen Ladenkasse“ zum Einsatz kommen.

Was ist ein Kassenbuch?

In einem Kassenbuch werden zeitnah sämtliche Bareinnahmen, -ausgaben, -privatentnahmen und –privateinlagen sowie die Geldtransferleistungen (hierzu gehören auch die Kreditkartenzahlungen von Kunden!) einzeln in chronologischer, lückenloser „Staffelform“ händisch richtig erfasst. Es darf also aus dem äußeren Erscheinungsbild nicht vermutbar sein, dass z. B. ein Monat am Stück nachgetragen wurde.

Es versteht sich von selbst, dass die Kasse niemals einen Bestand unter Null ausweisen kann (gravierender Mangel – führt zu Zuschätzungen!).

Sofern nachweislich Waren von geringem Wert an eine Vielzahl nicht bekannter und nicht feststellbarer Personen verkauft werden, müssen die Umsätze nicht zwingend einzeln aufgezeichnet werden. Ab Geschäftsvorfällen von je € 15.000,00 muss auch hier einzeln aufgezeichnet werden (inkl. Namen und Anschrift des Käufers). Es kann der Umsatz täglich, mit Datum versehen, in einer Summe aus z. B. Abrechnungsblöcken o. ä. bzw. aus Z-Bons (bei Verwendung einer elektronischen Registrierkasse) erfasst werden.
Achtung: auch für diese Belege gilt die 10-jährige Aufbewahrungsfrist (das teilweise Nichtvorhandensein ist ein gravierender Mangel und führt zu Zuschätzungen!)

Fallen Umsätze mit unterschiedlichen Steuersätzen an, müssen diese getrennt nach z. B. 7% und 19% Umsatzsteuer aufgezeichnet werden.

Korrekturen wegen fehlerhafter Eintragungen (falsches Datum, falscher Betrag etc.) dürfen nicht durch unkenntlich machen und Überschreiben der Ersteintragung vorgenommen werden. Fehlerhafte Einträge müssen korrigiert nachgetragen werden.

Die „Kasse“ muss jederzeit kassensturzfähig sein (eine nur rechnerische Führung ist ein gravierender Mangel und führt zu Zuschätzungen).

Privat verauslagte Betriebsaufwendungen dürfen erst mit Datum der Geldentnahme (nicht schon mit dem Belegdatum!) aus der Kasse ausgetragen werden (Die Finanzverwaltung setzt mittlerweile Prüfprogramme ein, die tägliche Minuskassenbestände aufdecken! Außerdem wird der Chi-Quadrat-Test angewendet, um eventuelle Manipulationen aufzudecken. Der Test überprüft ob Umsatzzahlen statistisch korrekt verteilt sind, da unterstellt wird, dass jeder Mensch Lieblingszahlen hat, die er „unbewusst“ öfter verwendet).

Über z. B. Außer-Haus-Umsätze, Einnahmen aus Betriebsveranstaltungen und Familienfeiern müssen Einzelaufzeichnungen geführt werden.

Was ist ein Z-Bon?

Ein Z-Bon ist ein Tagesendsummen-Bon. Er wird automatisch ausgedruckt und stellt den Kassenbestand auf Null.

Folgende Mindestangaben müssen daraus ersichtlich sein:

  • Der Name und die Anschrift des Unternehmens
  • Tagesdatum und Uhrzeit
  • Die Z-Zähler-Nummer( sie muss fortlaufend sein!)
  • Die Gesamtumsätze ggf. nach Steuersätzen getrennt
  • Stornierungen und Retouren
  • Zahlungsarten (EC-Karte/Scheck/bar)
  • und der Vermerk: „Speicher gelöscht“.

Das EDV-geführte Kassenbuch

Bei Verwendung von Computerprogrammen (z. B. Microsoft Excel u. ä.) besteht das Risiko, dass dies von der Finanzverwaltung wegen nachträglicher Änderbarkeit nicht anerkannt wird. Hier gilt es also, ein revisionssicheres Programm anzuwenden.

Was ist bei Kassenführung per (nicht aufrüstbarer) elektronischer Kasse zu beachten?

Diese Kassen dürfen über den 31.12.2016 hinaus nicht mehr genutzt werden. Bis dahin gelten nachfolgende Grundsätze:

Es gelten alle Regeln wie bei der Führung eines manuellen Kassenbuches. Zusätzlich gilt hier (wie beim elektronischen Kassenbuch) das Augenmerk auf revisionssicherer Software. Die Z-Bons sind (pro Jahr fortlaufend durchnummeriert) vollständig 10 Jahre aufzubewahren. Auf Thermopapier gedruckte Belege müssen zusätzlich kopiert und die Kopien zusammen mit den Original-Bons aufbewahrt werden. X-Bons (Zwischenbericht) sind zur täglichen Belegpflichterfüllung nicht geeignet da diese den internen Kassenspeicher nicht auf Null setzen. Gibt es „Trainingsspeicher“ dürfen keine erzielten Umsätze erfasst werden und alle Unterlagen hierzu müssen ebenfalls aufbewahrt werden. Falls für das Verständnis nötig, sind auch Speisekarten aufzubewahren (das Fehlen ist allerdings nur ein geringfügiger Mangel). Ist die Speicherkapazität zu gering um eine Datenmenge von 10 Jahren zu speichern, muss unverzüglich ein externer Speicher angeschafft werden. Alle zur Kasse gehörenden Dokumente wie z. B. Programmieranleitungen, Betriebsanleitungen, Speichermedien (falls die Kasse weiter verkauft wurde!), Einrichtungs- und Programmierprotokolle, Änderungsprotokolle, Kassenstreifen etc. müssen ebenfalls zehn Jahre aufbewahrt werden. Ebenso müssen die Einsatzorte und Einsatzzeiträume aufgezeichnet sein., ebenso eventuelle Defekte oder Nachstornos. Die Nichteinhaltung ist ein gravierender Mangel – es droht Zuschätzung bzw. bei Nichtvorlage geforderter Belege die Festsetzung eines Verzögerungsgeldes (€ 2.500,00 – € 250.000,00).

Werden vornehmlich Bargeschäfte getätigt und gravierende Mängel in der Kassenführung festgestellt, ist die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung abzulehnen. Einer Schätzung steht somit nichts mehr im Wege.

Welche Änderungen gelten ab 01.01.2017

Ab diesem Termin dürfen nur noch Geräte in Einsatz kommen, die den gesetzlichen Grundsätzen zu Datenzugriff und Prüfung digitaler Unterlagen entsprechen. Das heißt, diese Kassen haben ein Speichermedium, das die Tagesendsummen aufzeichnet und als Journal ausdruckbar liefert bzw. auf CD/DVD/USB-stick oder Festplatte speichert – es muss also dafür Sorge getragen werden, dass alle Informationen exportiert und für das Finanzamt lesbar gemacht werden können.

Diese Geräte sind IDEA-kompatibel – einer Software, die die Finanzverwaltung bei Außenprüfungen zur besseren Auswertung von Unterlagen (durch Datenträgerüberlassung) einsetzen darf (neben den ansonsten verwendeten Zusatzmodulen „AIS TaxAudit“ und SRP) – somit ist z. B. das Aufdecken von Kassen-Tages-Minus-Beständen ein Leichtes.

Für Altgeräte (vornehmlich Registrierkassen mit einem oder zwei Drucklaufwerken die vor dem BMF-Schreiben vom 26.11.2010 angeschafft wurden) müssen bis 31.12.2016 alle technischen Möglichkeiten im Hinblick auf Lesbarkeit und Datenspeicherung ausgereizt werden, die machbar sind. Die Beweislast liegt hier beim Betreiber!

Falls ein Unternehmer nicht kassenführungspflichtig ist, kann er aber jederzeit zur manuellen Aufzeichnung übergehen!

Bei Alt-Registrierkassen mit Schnittstellenfunktion ist zu prüfen ob eine Softwareanpassung mit Speichererweiterung möglich ist.

Hinweis:
Um sich über die GoBD-Fähigkeit (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie z. Datenzugriff ) seiner elektronischen Kasse abzusichern, raten wir, sich dies vom Hersteller schriftlich bescheinigen zu lassen.

Bei Unsicherheit über die jeweiligen Erfordernisse stellen wir Ihnen gerne eine passende Checkliste zur Verfügung.