Bewirtungskosten Steuerberatung Zwick aus Freiburg

Dauerbrenner Bewirtungskosten: Was steckt dahinter?

Unseren heutigen Blogbeitrag widmen wir einem steuerlichen „Dauerbrennerthema“: den Bewirtungskosten. Wir werden den Unterschied zwischen geschäftlichen und betrieblichen Bewirtungskosten herausarbeiten, die jeweilige Abzugsfähigkeit beleuchten und basierend auf dem Datev Kontenrahmen SKR 04 die entsprechenden Buchungskonten benennen.

Was versteht man unter Bewirtungskosten?

Unter den Begriff Bewirtungskosten im steuerlichen Sinn fallen alle Aufwendungen für Speisen und Getränke sowie für Nebenkosten wie z. B. Trinkgeld, Tabakwaren, Garderobengebühren, Parkgebühren und Unterhaltung. Man verabredet sich speziell zu einem Essen, bzw. unterbricht hierfür die Arbeit. Nicht dazu zählen die Transportkosten, Übernachtungskosten oder Ausgaben für Unterhaltungsmusik o. ä.

Reine „Annehmlichkeiten“ wie z. B. das Anbieten von Getränken oder Snacks sind also im steuerrechtlichen Sinne keine Bewirtungskosten. Ebenso nicht die reinen Warenverköstigungen.

Für welche Personengruppen können Bewirtungskosten anfallen?

  1. Für Geschäftspartner, z. B. (potenzielle) Kunden, Lieferanten, Vertreter, Werbefachleute, Journalisten, Betriebsprüfer, Steuerberater, eventuelle weitere Mitarbeiter, Assistenten etc., also sogenannte geschäftlich veranlasste Bewirtungskosten oder
  2. für Arbeitnehmer sowie deren Familienangehörige (betrieblich veranlasste Bewirtungskosten).

Wie muss eine Bewirtungsrechnung aussehen?

Zwingend erforderlich sind Namen und Anschrift des leistenden Unternehmens (z. B. des Restaurants), das Datum der Bewirtung, die fortlaufende Rechnungsnummer, Art, Umfang und Entgelt der Leistung (z. B. Menü 1 mit Preis), der Gesamtrechnungsbetrag mit Umsatzsteuersatz und die Steuernummer oder USt-ID-Nr. des Rechnungsausstellers.

Bei Rechnungen ab € 150,00 muss zusätzlich Name und Adresse des Rechnungsempfängers sowie die Umsatzsteuer gesondert vom Gastwirt vermerkt sein.

Für Bewirtungen im Ausland gelten weniger strenge Regeln.

Kann der Wirt keine, über die Registrierkasse automatisch erzeugte Quittung anbieten, benötigen Sie einen handschriftlichen Beleg (evtl. mit dem Hinweis, dass aus technischen Gründen keine maschinelle Quittung ausgestellt werden konnte).

Der Gastgeber muss zusätzlich die Namen der Teilnehmer (keine Bezugsmöglichkeit auf „Schweigepflicht!“) inkl. sich selbst, den Anlass der Bewirtung (genaue Kurzbeschreibung z. B. Anbahnung eines Verkaufs o. ä. – der Begriff „Arbeitsessen“ reicht hier nicht aus!), die Höhe der Aufwendungen inkl. Trinkgeld u. ä., den Tag der Bewirtung und seine Unterschrift auf dem Abrechnungs- bzw. Zusatzbeleg vermerken. Diese Angaben müssen zeitnah erfolgen, d. h. sie können nicht bei einer Betriebsprüfung nachgeholt werden!

Wie sieht es mit Bewirtungskosten in der Wohnung des Gastgebers aus?

Grundsätzlich sind diese Aufwendungen nicht als Betriebsausgaben oder Werbungskosten abzugsfähig wenn sie zu mehr als 10 % privat veranlasst sind (z. B. Geburtstagsveranstaltung des Unternehmers, wenn die Pflege der persönlichen Beziehungen im Mittelpunkt steht).
Es ist hier aber immer der Einzelfall zu prüfen (wie sieht z. B. die Gästeliste aus – sind hier nur reine Geschäftspartner geladen).

Bis zu welcher Höhe sind Bewirtungskosten abzugsfähig?

Sind Bewirtungskosten betrieblich veranlasst (für Arbeitnehmer und deren Angehörige) sind sie zu 100 % abzugsfähig.

Sind sie privat veranlasst (also aus über 10 %-igen privaten Interesse entstanden) sind sie gar nicht abzugsfähig.

Sind die Bewirtungskosten aus geschäftlichem Anlass entstanden (also im Rahmen der drei Gewinneinkunftsarten) sind sie zu 70 % abzugsfähig (dies gilt auch für die Kosten, die auf evtl. teilnehmende eigene sowie fremde Arbeitnehmer und den Gastgeber entfallen).
Hier ist jedoch zu beachten, dass die Kosten den verkehrsüblichen Rahmen nicht sprengen dürfen, da für den übersteigenden Betrag der Betriebsausgabenabzug verwehrt wird.
Ebenso dürfen sie der Art nach nicht als unangemessen angesehen werden, da ansonsten der Abzug vollständig verwehrt wird (z. B. der Nachtclubbesuch, da hier nur schwerlich das Überwiegen des Bewirtungscharakters nachgewiesen werden kann!).
Ist die Bewirtung nicht zu mindestens 90 % geschäftlich verursacht, muss nach Köpfen oder anderen nachvollziehbaren Aufteilungsmaßstäben aufgeteilt werden (z. B. Firmenjubiläum – 80 Geschäftsfreunde und 20 Privatfreunde sind geladen, daraus folgt eine Aufteilung der Kosten in 80 % zu 70 % abzugsfähig und 20 % nicht abzugsfähig).

Wie ist es mit einer Bewirtung anlässlich einer Dienstreise?

Für Sie und die bewirteten Gäste gilt der 70 %ige Betriebsausgabenabzug (30 % gelten als sogenannte Haushaltsersparnis!).
Für Sie als Gastgeber muss dann allerdings die Verpflegungspauschale um 40 % gekürzt werden (wenn es sich um eine Hauptmahlzeit gehandelt hat – beim Frühstück wären es nur 20 %).
Der Bewirtete kann dennoch den vollen Tageshöchstsatz für Verpflegung ausschöpfen.

Wie sieht es mit dem Vorsteuerabzug aus?

Ist der Gastgeber zum Vorsteuerabzug berechtigt und enthält die Rechnung die geforderten Umsatzsteuervermerke (Steuersatz und ab € 150,00 den Umsatzsteuerbetrag der im Entgelt enthalten ist sowie die Steuer- oder -ID-Nummer), ist die Vorsteuer voll abzugsfähig.

Sind Bewirtungsaufwendungen an Arbeitnehmer der Lohnsteuer zu unterwerfen?

Fallen die Bewirtungskosten im Rahmen eines Geschäftsessens (also mit Geschäftspartnern) an, handelt es sich nicht um steuerpflichtigen Arbeitslohn.

Auch Bewirtungskosten in Höhe von max. brutto € 60,00 pro Arbeitnehmer im Rahmen eines „außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes“ (z. B. a. o. Sitzung o. ä.) sind kein steuerpflichtiger Arbeitslohn.

Bewirtungskosten anlässlich üblicher Betriebsveranstaltungen (z. B. Weihnachtsfeier o. ä.) sind bis zu zwei mal pro Jahr (gesondert gezählt werden hier die Firmenzugehörigkeitsjubiläen!) und jeweils bis zu brutto € 110,00 (Freibetrag!) pro Arbeitnehmer nicht der Lohnsteuer zu unterwerfen.
Berechnet wird der Betrag aus den insgesamt angefallenen Bewirtungsaufwendungen (also ohne Fahrtkosten, Kapelle o. ä.) geteilt durch die Anzahl der teilnehmenden Arbeitnehmer. Somit werden die Kosten für die eventuelle Begleitperson auf den Höchstbetrag des Mitarbeiters angerechnet.

Übersteigen die Werte die obigen Grenzen sind sie beim Arbeitgeber zwar in vollem Maße Betriebsausgaben, müssen beim Arbeitnehmer aber als geldwerter Vorteil der Lohnsteuer unterworfen werden.

Bestehen bestimmte Anforderungen an die Aufzeichnung?

Bewirtungskosten sind einzeln und getrennt von den anderen Betriebsausgaben aufzuzeichnen, d. h., buchführungspflichtige Unternehmer müssen die Kosten auf einem gesonderten Konto verbuchen, andere Unternehmer und Steuerpflichtige müssen die Belege getrennt von den übrigen Belegen in einer Liste aufzeichnen und in der Steuererklärung getrennt ausweisen.

Buchführungspflichtige Unternehmer müssen zeitnah verbuchen, d. h. innerhalb von zehn Tagen nach Entstehen des Aufwandes.

Werden bei einer Betriebsprüfung Mängel festgestellt, wird die Anerkennung der geltend gemachten Kosten nachträglich versagt.

Wie verbuche ich die jeweiligen Bewirtungsaufwendungen richtig?

Betriebsveranstaltungen:
Bei Buchung mit dem SKR 04 sind die Bewirtungsaufwendungen an Arbeitnehmer, soweit sie lohnsteuerfrei sind, auf das Konto 6130 zu buchen.

Die Bewirtungskosten für den Gastgeber bucht man auf das Konto 6300.

Geschäftsessen:
Bewirtungsaufwendungen anlässlich eines Geschäftsessens erfasst man zu 70 % auf dem Konto 6640 Bewirtungskosten. Den nicht abzugsfähigen 30 %igen Anteil bucht man auf das Konto 6644 nicht abzugsfähige Bewirtungskosten.

Die Vorsteuer mit 19 % wird jeweils voll auf dem Konto 1406 verbucht.

Reine Annehmlichkeiten (Snacks etc.) werden auf dem Konto 6643 Aufmerksamkeiten erfasst.

Sie haben Fragen zum dem Thema Bewirtungskosten? Wir kennen uns aus, nehmen Sie noch heute Kontakt mit uns auf.